escrito por Eduardo Figueroa
MI EMPRESA EXITOSA ¿CÓMO INICIARLA?
Muchas personas tienen la inquietud por iniciar un negocio. Algunas creen que su única alternativa es iniciar su propia empresa, ya que la situación económica o el estado de desempleo no les deja otra alternativa; hay quienes tienen una magnífica idea o producto y les gustaría emprender su negocio; y también están aquellos que no se sienten conformes con su actual empleo o jefe y piensan que podrían hacer mejor trabajo por su lado.
Pero cualquiera que sea su razón o motivación para iniciar un negocio, hay ciertos pasos que deberían seguir: Primero y muy importante es que entiendan y aprendan qué es una empresa con todos sus componentes así como las ventajas y desventajas de ser empresario y los trámites a seguir.
También es muy importante que investiguen y aprendan todo lo que puedan acerca del negocio que quieren emprender, empezando por definir su mercado, en otras palabras, quienes son los posibles clientes y porque les comprarían a ustedes los productos o servicios en lugar de a la competencia, también investiguen sobre todos los trámites, licencias y requisitos para establecer su empresa, en algunas ocasiones una deficiente investigación los puede causar grandes problemas, esto me recuerda dos casos de clientes que vinieron a mi oficina por asesoría; el primero fue el de una emprendedora que abrió su salón de belleza en un pequeño centro comercial, había invertido y trabajado muy duro para modificar y decorar el lugar que rento, y algunos días después de haber abierto las puertas cerraron la calle para romper el pavimento y hacer algunos cambios a las tuberías o drenaje, como se podrán imaginar después de este comienzo sin trafico de autos o de mucha gente es muy difícil levantar un negocio. Otro caso que recuerdo es de otra persona que también hizo inversiones muy fuertes para instalar un equipo especial para su negocio, y cuando quiso obtener su licencia de negocios la ciudad se la negó hasta que cumpliera con ciertos requisitos que no había considerado o que él no consideraba necesarios, estos cambios y planos que tenía que presentar costaban mucho dinero, el cual ya no tenía, al final y después de varios meses y de haber pensado hasta declararse en bancarrota antes de abrir su negocio, pudo con mucho esfuerzo conseguir dinero prestado para pagar los planos y hacer las modificaciones.
Lo único que quiero hacer notar con estos ejemplos es la importancia de la investigación antes de siquiera firmar o invertir en algo para nuestro negocio, por supuesto que no todos los casos son así, pero sí deseo recalcar que deben preguntar y planear sus empresas para evitar dolores de cabeza y perdida de dinero por tener una mala planeación en la iniciación.
QUIEN NO DEBERÍA COMENZAR UN NEGOCIO
En una ocasión me preguntaron si cualquiera podría comenzar un negocio. Esta fue mi respuesta: NO. Bueno, la verdad es que SI, cualquiera puede comenzar un negocio, ahora que si me preguntas “cualquiera puede tener éxito en un negocio”, mi respuesta sería otra vez NO.
Pero antes de seguir quiero disculparme por sonar un poco negativo, pero en mis, ya varios años de experiencia como consultor de pequeños negocios y sobre todo impartiendo clases, seminarios y cursos para emprendedores, he observado que muchas personas comienzan sus negocios y fracasan antes de terminar el primer año.
De hecho una estadística de la agencia del gobierno “Small Business Administration” (SBA) dice que OCHO de cada DIEZ personas que comienzan un negocio, FRACASAN en el primer año.
Después de haber recopilado información de la agencia SBA, leído libros sobre cómo iniciar un negocio y platicado con otros consultores de pequeños negocios y en mi propia experiencia he encontrado que son muchas las causas por las que la gente fracasa. Aquí te menciono algunas de ellas, las más generales, ya que también hay causas específicas de cada tipo de negocio y hasta causas personales. Entre las causas más comunes tenemos:
La personas no tienen ninguna idea de que es verdaderamente tener un negocio
No tienen la suficiente experiencia en el ramo del negocio que comienzan. A veces comienzan un tipo de negocio porque al tío o al amigo le está yendo bien.
Se asesoran de personas que no tiene conocimientos y experiencia, o mejor dicho se “mal asesoran”
Se apresuran a comenzar porque se dejan presionar por alguien, como el que les va a arrendar el local o quien les está vendiendo el equipo o una franquicia
No tienen y no calculan el dinero necesario para comenzar y sostener el negocio
No tienen dinero para vivir personalmente
No crean ni tienen el dinero para un presupuesto de publicidad.
Creen que con abrir la puerta la gente se va a arrebatar los productos o servicios: creen que con 1,000 volantes que pongan van a llegar 300 personas corriendo
Sobrestiman las ventas y subestiman o calculan mal los gastos
No hacen una verdadera investigación
No quieren pagar a contadores, abogados o consultores de negocio, verdaderos expertos en impuestos (con todo respeto ni siquiera todos los contadores saben realmente de impuestos para negocios) y luego terminan en problemas ¿Has oído lo de “Lo barato sale caro”?
SOCIEDADES, bueno que te puedo decir, por desgracia la gran mayoría de estas fracasa, no importa si es entre familiares o amigos, si no tienen los mismos valores, creencias y están bien, pero bien claras las reglas del juego y no han elaborado un contrato entre socios, esta tarde o temprano y casi siempre es más temprano que empiezan los problemas y diferencias y luego viene el “divorcio”.
Y otras causas...
Estas son algunas de las causas por las que la gente NO debería comenzar un negocio. Pero no te preocupes, la solución es simple, elabora un buen plan de negocios. Porque alguien puede preparar un mal plan de negocios y le va a salir mal todo.
PASOS PARA COMENZAR UN NEGOCIO.
Primero, lo más importante en el proceso de establecer una empresa, sea cual fuera esta, es la planeación. Debemos idealmente elaborar un plan de negocio antes de invertir o firmar cualquier documento o contrato.
¿Pero qué es un plan de negocios? El plan de negocios es un escrito, con toda la información de una manera organizada y detallada, de los pasos que vamos a seguir, para lograr nuestras metas, nuestros sueños. A continuación te presento el contenido de un plan de negocios:
1.PROPÓSITO DEL NEGOCIO
2.TIPO DE NEGOCIO
3.CONOCIMIENTO DE SU CLIENTELA
4.UBICACIÓN DE SU NEGOCIO
5.LA COMPETENCIA
6.LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
7.FINANZAS
8.PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.MERCADOTECNIA
10.LICENCIAS Y PERMISOS
11.INFORMACIÓN DE SOPORTE
PROPÓSITO DEL NEGOCIO
Cuando hablamos del PROPÓSITO DEL NEGOCIO debemos escribir un poco sobre el sueño que tenemos, de lo que queremos hacer o iniciar, por ejemplo a lo mejor queremos poner un negocio de venta de ropa para niños, desde recién nacidos hasta ocho años, etc. aquí deberíamos seguir describiendo todo lo que queramos para nuestro negocio, con información en general.
TIPO DE NEGOCIO
El segundo punto a desarrollar es el del TIPO DE NEGOCIO, ahora empezaremos a poner información más detallada sobre nuestro negocio, como:
El nombre que queremos utilizar
Los productos o servicio que queremos ofrecer
La experiencia y conocimientos que tenemos con relación a este tipo de negocio
Las tendencias de esta industria en general
Las oportunidades y amenazas existentes para estos negocios
Algunos de estos puntos podrán ser contestados por ustedes mismos y otros deberán ser investigados, tal vez a través del Internet, de las bibliotecas o por medios de las cámaras de comercio, asociaciones o publicaciones, relacionadas de preferencia con nuestro tipo de negocio o industria. Una vez investigados y analizados estos puntos debemos tener una buena idea de la situación general de nuestro negocio dentro del entorno económico, social y político.
CONOCIMIENTO DE SU CLIENTELA
Todos los puntos que contiene un plan de negocios son muy importantes, pero uno que debería tener mayor atención es el del conocimiento de su clientela. Todos los servicios y productos que se ofrecen, existen porque hay una necesidad en el mercado por ellos, y aquellas personas que necesitan y pueden adquirir los productos o servicios que queremos ofrecer son nuestros posibles clientes. Sin estos clientes (mercado) nuestro negocio literalmente no puede existir: son ellos quienes van a dar vida y movimiento a nuestra empresa; son ellos quienes con sus compras van a darnos el sostenimiento económico para pagar renta, sueldos, gastos y algo extra lo cual será nuestra utilidad (ganancia). Por estas razones debemos poner especial cuidado en nuestra clientela y respetarla para que siga adquiriendo nuestros productos o servicios. También es muy importante saber quiénes son, dónde están, qué hacen, por qué necesitan estos servicios o productos, etc., ya que sin estos conocimientos no podremos serviles bien y ser eficientes en nuestros procesos y planes de mercadotecnia. Ahora, ustedes se preguntarán que cómo van a conocer a sus clientes si todavía no empiezan su empresa. La verdad es que sí es un poco difícil, pero si quieren tener éxito en su nuevo negocio van a tener que investigar y tratar de conocer su mercado antes de iniciar su empresa. Voy a ponerles un ejemplo de lo que hizo un cliente mío: El quería poner una panadería, y para determinar quiénes eran sus posibles clientes, esto es consumidores, y sobre todo estimar qué tan grande es el mercado (posible consumo), él visitó todos los supermercados en el área donde quería poner su negocio, platicó y le preguntó a los empleados, dueños y clientes de los lugares en donde se vendía el tipo de producto que él quería producir, sobre la calidad, precios y volumen de venta de los productos existentes. Tal vez no siempre obtenía la información que el requería, pero con la que obtuvo, y aplicando un poco de sentido común, pudo proyectar las posibles ventas durante el año. También ese estudio de mercado y de la competencia le sirvió para crear una lista de prospectos, quienes le dijeron estar interesados en probar sus productos.
Otra herramienta que también podemos utilizar, es la información y estadísticas de la tendencia de mercado con respecto a su negocio, la cual la pueden encontrar en el Internet, el censo en las bibliotecas, publicaciones de las cámaras de comercio, y especialmente en las publicaciones de las asociaciones y revistas especializadas en la industria que escojas. También la misma competencia es una fuente de información para darnos una buena idea del tamaño del mercado.
UBICACIÓN DE SU NEGOCIO
Pasando al siguiente punto, tenemos la ubicación del negocio. Si ustedes piensan poner un negocio de menudeo (ventas al detalle) o de servicios donde su clientela tiene que venir a su negocio, entonces este punto de la ubicación del negocio se vuelve de suma importancia y aquí se deberán hacer preguntas como: ¿está cerca de los consumidores?, ¿se va a tener que comprar o se rentará el local?, ¿qué negocios van a estar cerca?, ¿cuál es el tráfico peatonal y automovilístico?, ¿existe estacionamiento suficiente?, ¿existe alguna restricción o incentivo por parte de la ciudad para esa zona?, ¿qué desarrollos futuros se esperan para ese lugar?, ¿qué hay de la competencia en ese lugar?, etc. Un punto importante a recalcar es que antes de firmar cualquier contrato de compra o de renta para un local, ustedes deberían verificar con las autoridades locales de esa ciudad (zoning) si hay alguna restricción para su negocio en ese lugar específico que ustedes han escogido. A veces sucede que aunque estén adquiriendo un negocio existente con todo el equipo instalado y funcionando, cuando van a pedir su licencia de negocios, ésta les es negada, ya que la ciudad ha cambiado sus planes de desarrollo y ya no quiere más ese tipo de negocio en ese lugar, así que es muy importante que investiguen primero para no tener problemas en el futuro.
LA COMPETENCIA
Como mencionamos en la parte anterior, la competencia puede ser una fuente de información para determinar el tamaño del mercado: Pero principalmente deberíamos estudiarla y seguirla de cerca porque ésta nos va a servir para conocer nuestras fuerzas y debilidades con respecto a la competencia, lo cual nos servirá para planear nuestros procesos internos, buscar una ventaja competitiva que nos diferencie de ellos y planear nuestras promociones y publicidad. En resumen, podemos aprender mucho al observar a nuestra competencia, para imitarla en lo bueno y superarla en lo que esté haciendo mal. Pero ¿cómo podemos investigarla para aprender de ella?, se estarán preguntando. Hay varias técnicas que pueden emplear, entre ellas: pueden revisar sus anuncios en, T.V., radio, periódicos, volantes, directorios, el Internet, etc.; pueden ir a sus negocios y platicar con sus empleados; también pueden preguntarles a sus clientes o mandar a alguien a comprar o adquirir sus servicios; y en ocasiones, a través de las cámaras de comercio, asociaciones o revistas especializadas pueden obtener información. En fin ustedes deberán ser creativos para saber todo lo que sea posible de su competencia.
Después de este análisis, ustedes deberían tener suficiente información para saber dónde está localizada, tamaño de su negocio, las líneas de productos o servicios, precios, número de empleados, medios de mercadeo que utilizan y darse una idea de cuánto invierten en publicidad y promociones, así como saber quiénes son sus principales proveedores, etc.
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Pasando a otro punto del plan de negocios, tenemos el que se refiere a la organización y administración del negocio. En este punto debemos poder describir cómo planeamos iniciar nuestra empresa, con qué personal, describiendo las actividades que llevará a cabo cada uno (descripción de puestos), horarios, responsabilidades, forma de pago, capacitación, etc. También deberíamos describir los procesos administrativos y establecer políticas y procedimientos para nuestra empresa.
En muchas ocasiones, cuando la gente inicia un negocio no es una experta en administración; sin embargo, la falta de una buena administración es una de las razones más grandes del fracaso de los nuevos negocios. Por esta razón si no son buenos administradores, les recomiendo que tomen algunos cursos de contabilidad y administración o contraten un despacho de contabilidad que les ayude con el cálculo de sus impuestos y de su flujo de efectivo para poder llevar organizadamente sus pagos, ventas, gastos, inventario, cobranza, etc.
FINANZAS
Las Finanzas es una de las partes criticas de iniciar un negocio, estas tienen que ver con el cómo van a reunir el dinero suficiente para; adquirir los equipos y materiales necesarios para comenzar, cubrir los gastos y costos de operación y sostener a la familia por los meses o años necesarios hasta que el negocio empiece a generar el suficiente dinero para sostenerse y sostenerles a ustedes.
Cuando se inicia un negocio es muy difícil obtener préstamos de los bancos, o de otras instituciones del gobierno, es más fácil obtener préstamos de nuestros amigos o familiares o en ocasiones de los mismos proveedores del equipo o materiales. Sin embargo debemos establecer una buena relación con los banqueros para que en un futuro estos le apoyen con créditos.
Es de suma importancia llevar un buen control de sus ingresos (entradas) y egresos (salidas) para evitar problemas financieros durante la existencia del negocio.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Cuando estemos elaborando nuestro plan de negocios debemos describir en lo más posible, los procesos de producción, administración, ventas, servicio al cliente, cobranza, comisiones, etc. así como las políticas y procedimientos del negocio. Estos nos van a ayudar a organizar nuestra compañía más eficientemente para servir mejor a nuestros clientes y para evitar problemas y malentendidos dentro de la organización.
MERCADOTECNIA
Casi les podría decir que no deberían iniciar su negocio sin antes haber escrito un plan de mercadotecnia. Este debe ser incluido dentro del plan de negocios, y debe incluir un análisis de fuerzas y debilidades de su negocio, conocimiento de su clientela, descripción de sus productos y servicios en detalle, descripción de sus competencia, análisis de su ventaja competitiva (lo que los diferencia de la competencia), presupuestos a invertir en publicidad y promociones y métodos de medición y evaluación de su campaña publicitaria. Aquí es muy importante que estudiemos todas las herramientas de mercadotecnia que podemos aplicar en nuestro negocio, muchas veces nuestra guía a que debemos hacer es la misma competencia. Algunos de los instrumentos a considerar son: televisión, radio, periódicos, una página en el Internet, e-mails, volantes, cupones, organizar y asistir a seminarios, contratar vendedores, mandar cartas, elaborar demostraciones, poner anuncios fuera del negocio, o en los autobuses, etc.
Apliquen un poco de sentido común y sobre todo investiguen bien antes de decidir cuales medios de publicidad y promoción van a utilizar.
LICENCIAS Y PERMISOS.
Para explicar el punto de licencias y permisos, voy a utilizar un diagrama, que muestra los pasos a seguir en general en el momento de iniciar un negocio:
Si usted ha escogido iniciar como propietarios únicos, siga la línea punteada y si es una sociedad o corporación seguir la línea continua gruesa.
Ver diagrama adjunto: Licencias y Permisos que se requieren para Iniciar un Negocio
No todos los tipos de negocios tiene que seguir todos los pasos en este diagrama, ustedes deberán analizar y realizar los trámites necesarios para su caso particular, como por ejemplo si ustedes van a comprar y revender productos entonces necesitan obtener su "RESALE #" permiso de compra venta para la declaración de los impuestos; por otro lado si van a tener empleados deberán tramitar sus "EMPLOYER ID" federal y estatal; y también muy importante es investigar si requieren licencias o permisos especiales para su negocio, como es el caso de restaurantes, los cuales requieren permisos e inspecciones de los bomberos y de la ciudad, así como para venta de bebidas alcohólicas. Esta es una lista general de trámites a seguir, ustedes deberán investigar que otros trámites o permisos necesitan en la ciudad donde piensen iniciar su negocio, algunas ciudades piden más licencias que otras y también cobran más que otras. Les recomiendo que sigan este orden para evitar algunos problemas de tiempo y económicos.
INFORMACIÓN DE SOPORTE.
El último punto que vamos a explicar en este artículo es el referente a la información de soporte, lo que significa anexar todo lo que ustedes crean conveniente para apoyar su plan de negocio, algunos documentos que se deberían incluir son: estimaciones financieras, cotizaciones, contratos, estudios de mercado, diagramas de su negocio, seguros, catálogos, diseños, artículos relacionados con su negocio, curriculum de los propietarios, pago de impuestos, récords de crédito, etc., etc. Esta información es muy importante sobre todo si ustedes van a utilizar el plan de negocios para obtener apoyo financiero a través de un préstamo o de un inversionista.
Con esto damos por terminada la explicación general del contenido de un plan de negocios. Como les mencione al principio de este artículo, la planeación es una parte muy importante cuando queremos iniciar un negocio, sobre todo si queremos evitarnos problemas y gastos no necesarios.
Ing. Eduardo Figueroa, MBA
Autor y consultor de negocios
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